(Подлежит обновлению по мере необходимости)

Финансовые инструкции разработаны ЦПЖ для ознакомления получателей гранта, администраторов и менеджеров организаций с административными требованиями, неукоснительно соблюдаемыми при получении гранта ЦПЖ.  Грантополучатели могут обращаться в грантовый или программный департаменты ЦПЖ при необходимости получить какую-либо техническую или консультативную помощь относительно программного или финансового аспекта.

Грантовые средства должны быть использованы организацией для достижения ее целей, утвержденный объем работ и бюджет по гранту ЦПЖ являются непреложными для исполнения и могут быть изменены только по предварительному письменному одобрению ЦПЖ. Во время действия проекта ЦПЖ имеет право проверить целевое использование грантовых средств грантополучателем, используя различные методы мониторинга (письменное анкетирование, поездки на места, независимый аудит и др.), проверка проектного гранта производится независимо от суммы гранта.

Получателей гранта, не соблюдающих требований грантовой программы и инструкций, могут обязать вернуть грантовые средства, прервав проект, данная инструкция является частью соглашения.

I. УПРАВЛЕНИЕ  ГРАНТОМ

Грантополучатель берет на себя ответственность за эффективное и рациональное управление грантовыми средствами и вести точную отчетность по всем программным и финансовым средствам.

ПРИОБРЕТЕНИЯ

Грантополучатель может закупать оборудование, одобренное бюджетом по гранту. При невозможности осуществить покупку согласно одобренного бюджета необходимо письменно запросить ЦПЖ об изменении бюджета.

• При покупке любого товара общей стоимостью менее 5000 сом, котировки цен желательны, но не обязательны.  При возможности следует узнать три устные котировки. Выбор следует делать на основании цены, качества, надежности, своевременности и других характеристик.
• При покупке любого товара общей стоимостью равной или превышающей 5000 сом, нужно непременно иметь три коммерческих предложений цены.

В случае отсутствия трех предложений цены и данного письменного одобрения ЦПЖ, Ваша покупка может быть аннулирована.

Закупки через ЦПЖ

При осуществлении покупки через ЦПЖ необходимо  связаться с ЦПЖ для обсуждения этого вопроса.

Налоги

Все налоговые обязательства по гранту несет Получатель гранта.

Инвентарные записи

При закупке оборудования организации следует установить и провести инвентаризацию оборудования.

Право владения

Получатель гранта должен использовать и сохранять оборудование, приобретенное на фонды гранта.  После истечения срока действия гранта, получатель гранта должен немедленно уведомить ЦПЖ (в письменном виде) и обратиться за инструкциями относительно того, что делать с оборудованием.

Фонд Развития для Женщин Организации Объединенных Наций («ООН Женщины») и ЦПЖ оставляют за собой право владеть и  распоряжаться оборудованием, купленным для получателя гранта для реализации проекта, в течение 3-х лет со времени получения окончательных отчетов по этому гранту и потребовать, чтобы получатель гранта передал право владения оборудованием ЦПЖ или третьему лицу, названному ЦПЖ.

Физическая   инвентаризация

Один раз в год или каждый квартал организации следует проводить физическую инвентаризацию всего оборудования, купленного на фонды ЦПЖ, путем зрительной идентификации каждого предмета и обновления инвентарных записей при сдаче отчета в ЦПЖ.

Система контроля

Во избежание от убытков от пожара или ограбления, невозвратимого ущерба, нанесенного оборудованию,  рекомендуется приобрести страховку без включения стоимости страхования в расходы по гранту и предусмотреть меры защиты: установку систем защиты на окна и двери, электронную систему безопасности, и др. в своем офисе, где размещено оборудование.

Техническое обслуживание

Для обеспечения максимальной эффективности оборудования и производственных мощностей организации следует осуществлять  процедуры   регулярного обслуживания и ремонта оборудования.

АУДИТЫ                             

Проект или организация могут подвергнуться аудиту (ревизии).  Целью любого аудита: промежуточного (известным также под названием ограниченного аудита) и заключительного (организационный аудит) является подтверждение соответствия использования грантовых средств условиям соглашения по гранту ЦПЖ.  Промежуточный аудит, являющейся проверкой с целью выявить неправильное использование и регистрацию грантовых средств, выполнение условий  гранта и наличие системы и процедуры для соответствующей обработки и записи финансовых сделок, может рассматриваться как оказание помощи организации в выполнении функций самым эффективным образом. Аудит по завершению проекта может проводиться после окончания срока работ по проекту как обычный или специально организованный аудит для выяснения проблем несоответствия, замеченных во время промежуточного аудита, а также любых других вопросов по решению ЦПЖ. Организация обязана хранить все записи (копии всех отчетов) по проекту в течение 3-х лет, чтобы они были доступны для представителей Фонда Развития для Женщин Организации Объединенных Наций («ООН Женщины») и ЦПЖ, или любых других аудиторов. 

ПОЕЗДКИ

Только поездки, утвержденные в бюджете по проекту, либо письменно одобренные ЦПЖ в модифицированном бюджете, могут рассматриваться как затраты по проекту.  Для отчета по расходам по каждой командировке Вы можете использовать форму “Отчет по командировке” (Приложение№4).

Расходы по командировке

Расходы по командировке не должны превышать утвержденных сумм, указанных в бюджете проекта. Командировочные расходы  подразделяются:

1. 1.      Оплата проезда
2. 2.      Проживание
3. 3.      Суточные
4. 4.      Другие расходы

• Только расходы по поездке экономического класса могут оплачиваться из фондов гранта ЦПЖ.
• В случае нецелесообразно использования общественного транспорта разрешается аренда автомобиля или (в зависимости от обстоятельств, практичности, дешевизны или безопасности) автомобиля с водителем.  Рекомендуется командированным лица в одну и ту же местность координировать расходы по аренде автомобиля, воспользоваться одним автомобилем.
• Штрафы и другие расходы, понесенные в результате нарушения правил движения или парковки, при использовании личных или взятых в аренду автомобилей, являются личным делом путешественника и не будут возмещаться ЦПЖ.

• Расходы на проживание должны подтверждаться оригиналами квитанций и не могут превышать суммы, указанной в бюджете.

• Исчисляются исходя из реального времени нахождения в поездке, согласно отметкам в командировочном удостоверении. Размер суточных не может быть ниже минимума, установленного Правительством Кыргызской Республики.

• Расходы на телефонную, факсимильную, телексную, кабельную и другие виды связи для официального бизнеса (при предоставлении соответствующей документации), пошлины за оформление паспорта и визы, комиссионные при обмене валюты и прививках, требуемых при поездке за границу (при предоставлении соответствующей документации).
• Алкогольные напитки и затраты на развлечения непозволительны

Квитанции

По всем расходам, связанным с поездкой, требуются оригиналы квитанций. 

Письменные отчеты по поездкам

В каждый отчет по поездкам должны быть включены следующие элементы:

• посещенные места и даты,
• краткое суммарное изложение исполнения целей поездки
• деятельность / встречи
• критическая оценка результатов поездки

КОНСУЛЬТАНТЫ

Получателю гранта следует заключать  соглашение с отдельными лицами, экспертами в рамках проекта. 

Соглашение

С каждым консультантом должно быть заключено официальное соглашение, которое определяет объем работ, который необходимо выполнить в период действия контракта, предполагаемое количество дней и фиксированную оплату (если контракт предполагает возмещение затрат). 

МОДИФИКАЦИИ/ИЗМЕНЕНИЕ БЮДЖЕТА

Грантополучатель не имеет права производить какие-либо модификации или перерасход по всем категориям бюджета без информирования ЦПЖ. В случае наличия таких данных  они будут полностью аннулированы. В случае решения модифицировать бюджет (передвижение грантовых средств с одной бюджетной категории на другую), если изменения составляют до 10% и более процентов измененной статьи бюджета, организации следует письменно запросить разрешение на утверждение изменений в бюджете у ЦПЖ и предоставить пересмотренный бюджет для рассмотрения ЦПЖ. И только после официального письменного одобрения, Вы можете произвести данное изменение.

II. МОНИТОРИНГ  И  ТРЕБОВАНИЯ  ПО  ОТЧЕТНОСТИ

Подотчетность

ЦПЖ несет ответственность за обеспечение мониторинга и отчетности вашей организации в рамках деятельности по гранту.  Квартальные и заключительные финансовые отчеты и описательные отчеты по ходу выполнения проекта, представляемые в ЦПЖ, являются ключевыми моментами, определяющими состояние дел, отчетности и ответственности. 

Финансовые отчеты

Важно, чтобы грантополучатель представлял отчеты в сомах и по курсу перечисления в долларах США (Приложение 5).Необходимо к финансовому отчету приложить реестр расходов. В случае,если запаздываете с отчетом, то  необходимо предупредить в письменном виде ЦПЖ.

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ

Контроль

Вам необходимо знать, что:

• Утвержденные статьи бюджета не должны превышаться.
• Имущество и оборудование, закупленное на фонды ЦПЖ, идентифицируется и по нему ведется отчетность.
• Периодические внутренние отчеты должны показывать бюджетные расходы, отложенные обязательные платежи и остающийся баланс по категориям
• Правильное оформление периодических финансовых и письменных отчетов, предоставляемых в ЦПЖ необходимо для сравнения бюджета с действительными расходами
• Чтобы обеспечить эффективную и точную запись финансовых операций всех сделок, необходимо, как минимум, обучить двух человек ведению всех финансовых записей для решения всевозможных проблем, в случае, когда кто-то болен, находится в отпуске, или уходит из организации.

В случае невыполнения, грантополучатель несет  наказание, возможно, даже возвратом денег, которые были выданы авансом, если  неправильно распорядиться фондами.

Запрещенные расходы                  

Грантовыесредства ни при каких обстоятельствах не могут быть использованы для целей:

• Рекламы.
• Вкладов в резервы в связи с непредвиденными расходами.
• Развлечения, в том числе банкеты, культурные программы; церемонии и расходы, связанные с ними, такие как угощения, проживание; прокат, транспорт и знаки благодарности.
• Процентов на капитал, взятых взаймы.
• Деятельности по привлечению средств для увеличения своих  фондов для определенных программ (в рамках определенных программ).
• Найма консультанта по инвестициям с целью увеличения дохода от инвестиций.
• Выплаты убытков, вызванных превышением расходов над доходами по любым другим проектам.
• Отчисления амортизационных фондов на оборудование, купленное на фонды из текущего или предыдущего контракта по линии ЦПЖ.
• Оплаты штрафов, невозвращенных долгов, изготовления спиртных напитков и табачных изделий.
• Покупки земли или строений, исключая расходы, подтвержденные ЦПЖ/Фондом Развития для Женщин Организации Объединенных Наций («ООН Женщины»).
•  Оплаты любых расходов, если они оплачиваются родственнику стороны получившей грант от ЦПЖ, За исключением присутствия данных расходов в одобренном бюджете.
• Расходы, понесенные до подписания Соглашения о гранте или после окончания проекта, без письменного разрешения ЦПЖ.

Предварительное одобрение

По условиям данного Положения приведенные ниже расходы не возмещаются без предварительного письменного одобрения ЦПЖ, если они специально не указаны в бюджете:

• Затраты на организацию и регистрацию для установления или пересмотра статуса или операции по организации.
• Затраты на участников мероприятий, такие, как плата за поездки, содержание и регистрацию.
• Затраты на средства массовой информации.
• Расходы на публикации и печать.
• Расходы на приобретение оборудования.

Разрешение путем подписания

Только лица, указанные в проекте в качестве исполнителей и руководитель организации могут подписывать все официальные документы по гранту.

Обмен валюты

При получении грантовых средств в сомах, в приложении следует указывать курс перечисления ЦПЖ.

Коммуникации                   

Кадровая политика

Рекомендуется разработать «Руководство по кадровой политике» для осуществления ежедневных операций с включением разделов: прием на работу, отпуск по болезни, прогулы, увольнения, зарплата, прекращение трудовой деятельности, сверхурочные работы, период оплаты, оплачиваемые трудовые дни, льготы.

Записи заработной платы

Расходы на зарплату по проекту, должны документально           основываться на платежных ведомостях, утвержденных ответственным лицом организации, и не могут превышать установленных зарплат штата согласно одобренному бюджету.

Табелирование

Сотрудник Вашей организации, зарплата которого будет полностью или частично выплачиваться из фондов проекта, должен заполнять и подписывать табель выхода на работу ежемесячно.  Каждый табель должен быть подписан ответственным официальным лицом.Необходимо пользоваться формой Т-12 Госкомстата КР.

Налоги

Получатели гранта ответственны за оплату всех налогов.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ ПО ЗАВЕРШЕНИИ ПРОЕКТА

Результаты работ по проекту

Результатом работ по проекту может быть любой продукт, который ожидается в результате выполнения Вашего проекта.

Дата завершения проекта

Если Вы не получили разрешение на изменение  до окончания гранта в письменной  форме от  ЦПЖ, по которой дата завершения Вашего проекта отодвигается, то дата завершения Вашего проекта именно та, что оговорена в Вашем соглашении по гранту.

Отчеты

Положено представлять в конце проекта заключительный финансовый отчет, заключительный отчет о выполненной работе по проекту.

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ТОГО, ЧТО НЕОБХОДИМО ПРЕДОСТАВЛЯТЬ В ЦПЖ.

1.Контрольный лист финансового отчета

— дающий суммарную информацию обо всех финансовых операциях;

-дающий детальную полную информацию непосредственно о расходах с приложением всех копий чеков с одновременным предоставлением оригиналов чеков.

-содержащий все расходы с подтверждающими документами  в хронологическом порядке по категориям бюджета или внести расходы по отдельным категориям на нескольких листках формы. Расходы по командировке (суточные, проживание и оплату билетов) можно указывать в Приложении 4 (Отчет по командировке). Подтверждающие документы по оплате:

1) ОПЛАТА КОММУНАЛЬНЫХ, КОММУНИКАЦИОННЫХ УСЛУГ

Оплата коммунальных, коммуникационных и иных услуг подтверждаются следующими документами:

• Квитанциями с печатью и ИНН с приложением счет фактуры с указанием суммы оплаты, даты
• Договором об оказании услуг (на услуги Интернет, на аренду помещения, др.)

Договор должен содержать информацию о виде и сроках поставляемых услуг, фиксированной оплате и адрес. Договор включает подписи обеих сторон и печати.

2) ПОКУПКА ОБОРУДОВАНИЯ

При приобретении оборудования грантополучатель должен предоставить следующие документы:

• Счет-фактуру (нового образца) – типовой документ, выписываемый поставщиком на каждую партию  проданной продукции, а также за выполненные работы и услуги.  Содержит сведения о продаваемом товаре и цене продажи. Является основанием для оплаты расчетов
• Накладную – первичный разовый документ по учету товарно-материальных ценностей, применяемое на всех предприятиях, который является оправдательным документом на поступление или отпуск материальных ценностей. Накладная скрепляется подписями передающей и принимающей сторон.
• Квитанцию к приходному кассовому ордеру с печатью с ИНН  — официальная расписка установленной формы в принятии денег (документов, ценностей)
• 3 коммерческих предложения от 3 организаций/магазинов/фирм/поставщика оборудования

3) ПОКУПКА ТОВАРОВ

При покупке товаров в магазине на грантовые средства в рамках проекта, необходимо предоставить следующие документы:

• Счет–фактуру (нового образца) – типовой документ, выписываемый поставщиком на каждую партию  проданной продукции, а также за выполненные работы и услуги.  Содержит сведения о продаваемом товаре и цене продажи. Является основанием для оплаты расчетов.
• Квитанцию с печатью с идентификационным налоговым номером (ИНН) – официальная расписка установленной формы в принятии денег (документов, ценностей).
• Кассовый чек – денежный документ, подтверждающий поступление денег в кассу фирмы/предприятия.
• Товарный чек – документ установленной формы, выписываемый продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара. В товарном чеке указывается вид и количество проданного товара, цена и уплаченная сумма покупателем.

Если грантополучатель приобретает товары/услуги на рынке (в случае необходимости) прилагаются следующие документы:

• закупочный акт, заверенный печатью администрации рынка — первичный документ, который свидетельствует о приобретении товара и составляется комиссией или лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций

Там, где указаны фамилии покупателя и продавца (в самом конце закупочного акта,  необходимо указать полученную сумму от покупателя прописью и поставить подписи)

• копия патента с двух сторон – документ, предоставляющий право на определенное занятие при соблюдении установленных условий и внесении платежа. 
• копия страхового полиса – свидетельство, содержащее условия договора страхования и правила страхования, и выдаваемое страховой кампанией лицу или учреждению, застраховавшему в нем свою собственность, жизнь и т.д.
• копия паспорта с пропиской при отсутствии фотографии на патенте

4) ОПЛАТА ЗА ПРОДУКТЫ НА КОФЕ-БРЕЙК/ОБЕДЫ И ПИТАНИЕ УЧАСНИКОВ МЕРОПРИЯТИЙ

Расходы на кофе-брейк и обеды подтверждаются следующими документами:

• Договор на оказание услуг с фиксированной оплатой
• Квитанция к приходному ордеру
• Список участников мероприятия с росписями
• Программа мероприятия
• Акт списания продуктов питания

5) ОПЛАТА ТРАНСПОРТНЫХ УСЛУГ/ТАКСИ/АВИА БИЛЕТЫ подтверждаются следующими документами:

• Контрактом на оказание услуг с копией паспорта (страница с фотографией, страница с пропиской в случае отсутствия фотографии на патенте, идентификационным номером социальной защиты). Трудовое соглашение/контракт должно содержать информацию о сроках поставляемых услуг, сумме, паспортных данных.
• Квитанцией к приходному кассовому ордеру с печатью и ИНН в случае оказания услуг организацией, либо документом (РКО), подтверждающим расход с приложением копии патента и страхового полиса.
• Патентом и страховым полисом водителя.
• Кассовым чеком оплаты с указанием стоимости и товарный чек с указанием количества ГСМ при покупке ГСМ.  ГСМ покупается организацией только при наличии собственного транспорта организации, к отчету прилагается
• Счет фактурой/квитанцией об оплате за авиабилет
• Кассовым чеком при оплате услуг
• Оригиналами авиабилетов и посадочных талонов.

В случае, если авиабилет или иные расходы (транспорт, проживание)  были оплачены ЦПЖ, необходимо выслать оригиналы финансовых документов в ЦПЖ в течение 5 рабочих дней, и оповестить сотрудников финансового департамента о высланных или не высланных документах.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ СОТРУДНИКОВ

Суточные начисляются только сотрудникам организации грантополучателя. Командировочные (суточные) расходы сотрудников (Суточные начисляются в соответствии с законодательством Кыргызской Республики, 250/300 сом в день по местному законодательству– расходы, оплачиваемые работнику за время нахождения в командировке: суточные расходы по проезду, и расходы по найму жилья,  выплачиваются сотрудникам в случае, если сотрудник покидает офис на время более чем на сутки. Если поездка была совершена в течение рабочего дня, оплачиваются только расходы, связанные с поездкой (транспорт, дорожно-постовые расходы, парковка автомобиля, служебный телефонный звонок, и т.д.)  Командировочные расходы сотрудников подтверждаются командировочным удостоверением – документ, выдаваемый работнику, который выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Командировочное удостоверение выдается на основании приказа руководителя предприятия. В случае превышения размера суточных они подлежат налогообложению в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

6) ОПЛАТА ЗА ПРОЖИВАНИЕ И СУТОЧНЫЕ

• Квитанцию об оплате с печатью и ИНН гостиницы с указанием фамилии проживающего, количество дней, стоимость за 1 день, общая сумма за проживание
• При оплате за проживание нескольких участников мероприятий: семинаров, тренингов, Круглых столов, другое следует заключать договор с администрацией гостиницы с указанием лиц для проживания
• Командировочное удостоверение

7) ОПЛАТА ТРУДА

Расход грантовых средств на заработную плату должен быть подтвержден следующими документами: 

• Платежной ведомостью /расходным кассовым ордером – бухгалтерским кассовым документом, на основе которого производится выплата заработной платы.
• Трудовым соглашением с работополучателем — это двустороннее соглашение между работником и работодателем, заключаемое в письменной форме. Трудовое соглашение составляется не менее чем в 2-х экземплярах и подписывается работником и работодателем. В трудовом соглашении/контракте указывается фиксированная оплата труда и сроки деятельности.
• Копией паспорта: страница с фотографией + страница с регистрацией адреса проживания, страницы с идентификационным номером социальной защиты
• Табелем учета рабочего времени, которое учитывает количество отработанных работником часов.

• Ведомость о начислении фонда оплаты труда с указанием налогов по местному законодательству Кыргызской Республики
• Подтверждение об оплате в Социальный Фонд и Налоговую Инспекцию – квитанции об оплате

При работе с тренерами на контрактной основе  необходимо в обязательном порядке приложить следующие документы:

• резюме тренера
• копию паспорта (страница с фотографией + страница с регистрацией адреса проживания (пропиской), страницы с идентификационным номером  социальной защиты
• трудовое соглашение с учетом условия оплаты подоходного налога и налога в социальный фонд или наличия патента и страхового полиса:
• Патента
• Страховой полис
• Расходный кассовый ордер или платежная ведомость

• Ведомость о начислении фонда оплаты труда с указанием налогов при отсутствии патента и страхового полиса
• Подтверждение об оплате в Социальный Фонд и Налоговую Инспекцию

ПЛАТЕЖИ  ПОЛУЧАТЕЛЮ  ГРАНТА

Платежи по гранту должны производиться ЦПЖ в соответствии с «Графиком платежей»,  приложенного к соглашению по гранту. Получатель гранта и ЦПЖ могут переделать график платежей во время действия гранта по предварительному соглашению в письменной форме. Стороны согласны с тем, ЦПЖ не несет абсолютно никакой ответственности за выплаты налогов, сборов, пошлин, законные убытки или другие суммы, которые могут стать оплачиваемы в результате платежей или другой деятельности, предвиденной данным соглашением, инструкцией или приложенной заявкой.  Получатель гранта должен полностью возместить ЦПЖ любые убытки, которые могут возникнуть в связи с грантом.

ОКОНЧАНИЕ  ГРАНТА

Окончательная оценка будет дана ЦПЖ по завершении деятельности и заключительным финансовым отчетам, представленным ЦПЖ, чтобы определить, достиг ли получатель гранта своих поставленных целей.

РАЗНОЕ:

• Получатель гранта обязан отправить ЦПЖ копии любых докладов, сообщений, опубликованных в прессе (включая записи на пленку, переданные по радио и по телевидению), связанны с деятельностью получателя гранта по проекту, и копии любых публикаций о деятельности по проекту.  Получатели грантов обязаны во всех выступлениях через средства массовой информации информировать о грантовойподдержке Фонда Развития для Женщин Организации Объединенных Наций («ООН Женщины») через ЦПЖ.
• Если ЦПЖ определит, что получатель гранта не подчинился условиям и срокам, определенным в данном соглашении и инструкции, ЦПЖ может прекратить действие гранта в любое время устным или письменным уведомлением получателя гранта. ЦПЖ наделена правом немедленного прекращения платежей по гранту и немедленного вступления в права пользования всей  собственностью, как описано в инструкции, и востребовать от получателя гранта любые неиспользованные фонды, предоставленные  по гранту.  Получатель гранта должен представить полный финансовый отчет и вернуть все нерастраченные фонды в течение 7 дней после завершения срока гранта или после письменного уведомления ЦПЖ.  Если финансовая помощь Фонда Развития для Женщин Организации Объединенных Наций («ООН Женщины»)прекращается на какое-то время или по какой-либо причине, ЦПЖ оставляет за собой право прекратить платежи до срока окончания гранта.
• ЦПЖ не обязана предоставлять дополнительную помощь получателю гранта сверх условий по данному гранту.

• Выписку из банка о получении траншей грантовых средств следует прилагать к финансовому отчету.
• Промежуточные описательные отчеты прикладываются к финансовым отчетам, к последнему финансовому отчету прикладывается Финальный Описательный Отчет согласно утвержденному формату.
• К финансовому отчету прилагаются программы мероприятий: семинаров, тренингов, Круглых Столов и списки участников.  Списки участников должны включать росписи участников и паспортные данные участников. Или прилагаются копии паспортных данных.
• К расходам на объявления в СМИ прикладываются копии газет, журналов. К расходам на копирование раздаточных материалов прикладывается 1 копия раздаточных материалов.
• На Расходных Кассовых Ордерах обязательно должны быть росписи руководителя, бухгалтера  и кассира, при отсутствии кассира ставится роспись бухгалтера.
• В первичных документах не допускаются дописки, исправления номеров, дат, суммы, несвоевременная регистрация Расходных и Приходных Кассовых Ордеров
• Необходимо обращать внимание на сроки действия патента и страхового полиса, которые  не должны быть просроченными. Срок действия патента и страхового полиса должен соответствовать сроку оказания услуг и срокам получения оплаты за услуги.  В страховом полисе должен быть указан номер патента. Копии патентов и страховых полисов должны качественными, чтоб были видны сроки действия патента и полиса, к отчету обязательно прикладывается копия обратной стороны патента для отслеживания вида деятельности, предусмотренной патентом.
• При проведении конференции или семинарагрантополучателю необходимо в письменном виде пригласить одного- двух сотрудников ЦПЖ.